Para elevar a sua eficiência administrativa, o Parque Tecnológico de Sorocaba (PTS) implantou um novo processo de gestão que elimina totalmente o uso de papel em todos os seus processos. Com isso, o hub gerou R$ 1,29 milhão em economia aos cofres públicos em apenas nove meses de implantação.
A nova plataforma digital, chamada de PTS Digital 4.0, foi apresentada durante um workshop realizado no PTS, que contou com a presença do presidente do Parque, Nelson Cancellara, dos secretários de Desenvolvimento Econômico, Bruno Santana; de Empreendedorismo, da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte, Fernando Marques; de Cultura, Luís Antônio Zamuner; do Jurídico, Douglas Domingos de Moraes; do Gabinete Central, Eduardo Leite; do ouvidor-geral, Evandro Bueno, do vereador Fábio Simoa, além de outras autoridades.
“Este projeto é uma grande iniciativa adotada pelo Parque Tecnológico voltada à gestão eletrônica de documentos em todos os processos internos. A plataforma funciona através de um sistema em nuvem com o armazenamento de todas as informações da gestão, eliminando totalmente o uso do papel e facilitando a criação e a personalização de documentos como ofícios, memorandos, processos administrativos e registros, adaptando-se às necessidades específicas de cada setor”, explica o presidente do PTS, Nelson Cancellara.
“O resultado trouxe mais sustentabilidade: redução do consumo de papel e de outros recursos naturais; economia: menor gasto com papel, impressões, armazenamento físico e manutenção de equipamentos; gera eficiência, com processos mais rápidos e organizados, e permite acesso ágil à informação, além de segurança, proteção contra perda ou danos a documentos físicos, com opções de backups digitais”, completa.
O diretor administrativo-financeiro do PTS, Eduardo Marques, destacou aos presentes como é feita a busca por uma empresa qualificada, quais os desafios e também os resultados obtidos nos seis primeiros meses de implantação. “Tínhamos como desafios a eliminação do uso de papel em 100% dos processos; garantir a segurança e a Integridade dos dados; aumentar a eficiência e a produtividade, além de melhorar a rastreabilidade e transparência nos processos. E nesse período pudemos alcançar todos os resultados esperados”, ressalta o diretor.
Gerenciamento intuitivo
A ferramenta utilizada no projeto PTS Digital 4.0, o SOGOV, foi desenvolvida pela Sogo Tecnologia. Nele, todos os processos são gerenciados de forma intuitiva com painéis, que oferecem uma visão clara de prazos, demandas e comunicações.
Outro diferencial da plataforma é a automação de fluxos de trabalho, garantindo que cada etapa do processo administrativo siga regras e padrões pré-definidos, permitindo a configuração de campos, formulários e regras de aprovação de acordo com a demanda de cada setor. Além disso, permite o controle de assinaturas digitais e fluxos de aprovação integrados, incluindo gastos com papel, impressão, transporte de documentos e arquivamento físico.
